シェアオフィスとは？具体的な使い方や、メリットやデメリット、選び方を解説

※こちらの記事は長谷工コミュニティが運営するビステーションのプロモーションを含みます。

ここ数年、シェアオフィスを利用する企業が更に増えています。コロナ禍を経験し、オフィスの在り方の定義も大きく変わってきており、創業間もない企業だけでなく、100名を超えるような企業などもシェアオフィスを利用するなど、利用シーンが拡大しています。
そこで、この記事では、改めてシェアオフィスについて解説します。

シェアオフィスとは？（レンタルオフィスやコワーキングスペース、バーチャルオフィスなどとの違いは？）

「シェアオフィス」とは、オフィススペース（ワーキングスペースや設備など）を1つの企業で使うのではなく、複数の企業などで、シェアすることができる施設を指します。

レンタルオフィスや、コワーキングスペース、バーチャルオフィス、サテライトオフィスなど、似た言葉がありますが、明確な定義はありません。

イメージ的には、

・シェアオフィス
　レンタルオフィスや、コワーキングスペース、バーチャルオフィスなどの総称。

・レンタルオフィス
　シェアオフィスのうち、個室のスペースを指します。

・コワーキングスペース
　シェアオフィスのうち、共有デスクスペースを指します。

・バーチャルオフィス
　シェアオフィスのうち、登記や住所のみで、実際に使う場所はないものを指します。

・サテライトオフィス
　企業・団体などの本拠地から、離れた場所に設置されたオフィスを指します。

といったイメージです。

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シェアオフィスのメリットとデメリット

どのようなことでも、メリットとデメリットがありますが、シェアオフィスの場合は次のようなメリット・デメリットがあります。

シェアオフィスの代表的な5つのメリット

1.コストが安いこと
2.スペース拡大・縮小の自由度が高いこと
3.設備が整っていること
4.ネットワーキングのチャンスがあること
5.施設・設備の管理が不要なこと

以下、それぞれに説明します。

1.コストが安いこと
シェアオフィスでは、オフィススペースや設備を他のテナントと共有することで、賃貸費用を削減できるため、コストを削減することができます。
一般的には、事業用に不動産を借りる場合、半年から1年分の保証金が必要になりますが、シェアオフィスの保証金は、2～6か月分と設定されているところが多いです。なお、当施設ビステーションでは、保証金は2～3か月となっています。

2.スペース拡大・縮小の自由度が高いこと
シェアオフィスでは、必要なスペースの面積や期間を柔軟に調整することができます。組織が急激な成長を遂げる場合、オフィススペースが足りないことで、人員が増やせないと成長を阻害してしまいますし、都度、引っ越しをしていると、金銭的にも、工数的にも大変です。
シェアオフィスは、スペースの拡張や縮小が容易であるため、そのときどきに応じたスぺ―スを確保することができます。

3.設備が整っていること
この点は、コストが安いことにも繋がります。設備を整えようと思うと、それなりの投資が必要になります。
もちろん、施設によって、設備や備品の充実度は違いますが、例えば、会議室、キッチン、受付サービス、高速インターネット接続などが含まれます。
会議室は、どのくらい稼働するかわかりませんが、確保しておく必要があり、使わない時間の家賃も負担する必要があります。
また、受付スタッフがいれば、セキュリティの観点からも良い影響がありますが、それだけのために自社で雇用するのはなかなか大変です。
シェアオフィスを活用することで、個別に設備を用意する必要がなくなり、効率的な経営が実現できます。

4.ネットワーキングのチャンスがあること
シェアオフィスにはさまざまな企業や個人が集まるため、様々な業界やバックグラウンドを持つ人々との交流のチャンスがあります。施設主催のイベントなどを通じて、新しいビジネスチャンスやパートナーシップを見つけることもできます。

5.施設・設備の管理が不要なこと
オフィスでは、施設や設備のメンテナンスの必要性があり、セキュリティについても自社で管理をする必要があります。
シェアオフィスでは、これらの業務をする必要がないため、その分の人件費を削減することができます。
ただし、セキュリティについては、施設ごとに強度が違うため、そのあたりは、よく確認して選択すると良いでしょう。

シェアオフィスの代表的な3つのデメリット

1.プライバシーの問題
2.雑音の問題
3.利用者が多すぎて施設が使えないのではという懸念

シェアオフィスには、同じスペースを使用する他の人々がいることが前提になります。従って、プライバシーや音の問題が発生します。
プライバシー問題の対応策としては、PCの画面を覗き見防止設定にしたり、フィルターを購入して取り付けるなどといった方法が考えられます。
また、音の問題の対策としては、個室や通話ブースがあるシェアオフィスを選んでおき、必要な場合に選択できるようにしておくと良いでしょう。また、他人の作業音が気になる場合には、イヤフォンや、ヘッドフォンなどを使用するという方法もあります。

利用者が多すぎて使えなくなるのでは？という声もありますが、この点については、各施設で対応方針が異なります。たとえば、当施設、ビステーションでは、お客様の利用状況を確認しており、施設が使えないということが発生しないように気を配っています。

シェアオフィス利活用の具体例（創業期、成長期、リモートの浸透による環境の変化）

次に、当施設ビステーションでのお客様の事例なども踏まえて、シェアオフィスの具体的な利活用場面をご紹介します。
シェアオフィス利活用の場面としては、大きく５つです。

1.創業期におけるシェアオフィス活用

創業期は、場所などに、とにかくお金をかけたくないというお客様が多く、シェアオフィスを選択される企業は多いです。
シェアオフィスのメリットの最たるもののひとつが、家賃が安いことです。しかも、多くの場合ターミナル駅の駅近くという好立地となっているため、利便性が高いです。
これから取引先になるような企業の多い立地を選ぶという方法もあります。

2.リモートワークの浸透に伴うオフィス縮小

リモートワークが浸透することにより、オフィススペースを縮小したいというお客様も多くいらっしゃいます。主要メンバーや管理職のみ出社、営業メンバーだけ出社など、パターンは色々ありますが、出社するメンバーの最低限のスペースだけを確保するということは賢い選択であると言えるでしょう。
また、シェアオフィスであれば、部屋を変えるだけでオフィススペースの拡大・縮小ができます。

3.成長著しい企業によるシェアオフィス活用

成長著しい企業のお客様もシェアオフィスを選んでいただいております。成長に伴い、人員の拡大が想定されることから不動産を、フレキブルに活用できるシェアオフィスを選ぶことで、移転・引っ越しにかかる数百万円の移転コストや工数を削減することができます。

4.フルリモート企業によるシェアオフィス活用

最近では、社員全員がフルリモートという企業も珍しくありません。そういった場合は、定期的なミーティングができる場があればいいので、会議室が利用できるシェアオフィスを選ぶお客様が多いです。
ビステーションでは、月額料金内で、会議室の利用までできるサービスが、非常にご好評いただいております。※回数制限あり/指定回数を超えた場合は有料で利用可能

5.サテライトオフィスとしてのシェアオフィス活用

地方企業の東京オフィスや、新横浜オフィス、東京企業の博多オフィスなどのように地方進出に伴うご利用をいただくケースもあります。

出張先で社員の方がオフィスをご利用いただくというケースです。オンラインミーティングは発展しましたが、やはり人と人がリアルで会う必要があるケースは少なくありません。取引先様からも非常に好評のようです。

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シェアオフィスを選ぶ際の5つのポイント

シェアオフィスを利用する場合、次の5点は確認しておきましょう。

1.料金
2.ロケーション
3.利用できるスペース
4.プライバシー
5.セキュリティ

1.料金
利用料金や契約条件・利用条件は最も大切なファクターのひとつです。また、会議室を利用する場合の追加費用の有無なども確認しておくと良いでしょう。
ビステーションは、月額料金内で、会議室を利用することができます。
※回数制限あり/指定回数を超えた場合は有料で利用可能

2.ロケーション
シェアオフィスの立地が、自社のスタッフやクライアントにとって便利な位置にあることが重要です。アクセスや交通の便を確認しましょう。
また、駅からの距離も重要になります。
たとえば、ビステーション新橋は、新橋駅と地下で直結しているため、雨が降っても濡れることなく、通勤することが可能です。

3.利用できるスペース
利用できるスペースがどれくらいあるのか？それは、自社にあったスペースなのかも確認しておきましょう。また、利用状況なども事前に確認しておくと良いでしょう。

4.プライバシー
プライバシーを確保できるスペースがあるかも確認しておきましょう。情報漏えいが気になる場合は、個室のレンタルオフィスプランがあるシェアオフィスを選択するすると良いでしょう。コワーキングスペースなどの場合であっても、電話ブースの有無やオンラインMTG用のブースの有無、会議室の利用状況などを確認しておくと良いでしょう。

5.セキュリティ
セキュリティについても確認しておく必要があります。例えば、受付スタッフがいたり、カードキーなどで入室時のセキュリティ管理をしているかはコンプライアンスの観点からも重要です。
ビステーションでは、受付スタッフと、カードキーによるセキュリティ管理、両方を具備しています。

その他、設備面なども、確認しておくと良いでしょう。
インターネット環境や、コピー機の有無、BGMの有無などについても自社とフィットするかを確認しておくと良いでしょう。

シェアオフィスには個室もあるの？個室は時間貸しも可能？

冒頭でご説明したとおり、シェアオフィスはレンタルオフィスやコワーキングスペース、バーチャルオフィスなどの総称です。
従って、レンタルオフィス（プライベートオフィス）がある施設であれば、個室があるといえます。
個室の時間貸しについては、実施しているところもあるようですが、多くはない印象です。
通常のシェアオフィスで、どうしても個室を使いたいときは、会議室を利用するという方法もあります。

シェアオフィスは個人でも利用できる？

ほぼ全てのシェアオフィスが利用できます。多くの施設では、個人事業主などの利用を受け付けています。
また、事業のための利用以外でも、資格試験の勉強のために集中できる環境が欲しいといった方もご利用されています。
周囲に迷惑がかからなければ、基本的に利用用途は自由であると言えるでしょう。

シェアオフィスは法人登記も可能？

多くのシェアオフィスで法人登記を行うことは可能です。ただし、施設によっては、法人登記ができないところや、一定以上の料金プランの場合にのみ登記ができるところなどがありますので、事前に確認すると良いでしょう。
また、現在は、個人事業主としての利用だとしても、将来的に法人登記する可能性がある場合は、法人登記が可能なシェアオフィスを選んでおくと良いでしょう。

シェアオフィスはドロップイン利用（単発利用）も可能？

多くのシェアオフィスでドロップイン利用が可能ですが、ドロップイン利用ができない施設や、その日の状況によって、使えないというケースもあるので、事前に電話などで確認しておいた方がいいでしょう。

例えば、ビステーションでは、次のステップで、ご利用いただけます。

STEP1.ご来店
施設に直接お越しください
（お越しになる前にお電話での空室確認をおすすめしております。）

STEP2.受付
受付でドロップインのお申込
（顔写真付きの身分証明書をご用意ください。コピーを取らせていただきます。）

STEP3.ご案内
受付スタッフよりご利用の案内を致します。

STEP4.ご利用開始

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シェアオフィスについてのまとめ

シェアオフィスについて、定義やメリットデメリット、具体的な活用方法、選び方などを解説しました。

具体的な条件については、各施設で違いがありますので、ご利用を検討している施設に、事前に確認しておくと良いでしょう。

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