【起業・副業】コスパ最強！来客対応可能な会議室も使えるバーチャルオフィスの選び方

 

※こちらの記事は長谷工コミュニティが運営するビステーションのプロモーションを含みます。

起業や副業で独立した後、自宅でお仕事ができる環境などがある場合は、バーチャルオフィスはコストパフォーマンスの観点から、最強といえる選択肢のひとつです。
ただし、働き方によって、選択すべきポイントなどもありますので、この記事では、他のオフィスとの比較をしつつ、バーチャルオフィスの選び方をご紹介させていただきます。

バーチャルオフィスとは？レンタルオフィスやコワーキングスペース、シェアオフィスとの違いは？

バーチャルオフィスとは、ビジネスなどを行うための仮想的なオフィス空間のことです。実際の場所があるわけではありませんが、施設によっては法人登記などができたり、郵便物の受け取りを代行し転送してくれたりするため、自宅などに執務場所を確保できる場合などは、非常に使い勝手の良いサービスです。
似た言葉として、レンタルオフィス、コワーキングスペース、シェアオフィスなどがあります。
レンタルオフィスとは、占有できる個室スペースのあるものを指します。個室スペースのため、執務に集中できるメリットなどがありますが、その分、バーチャルオフィスと比べると割高になります。
コワーキングスペースとは、広めのテーブルなどを、カフェや図書館のイメージで複数人で利用できるスペースのあるオフィス空間をいいます。
シェアオフィスとは、1つのスペースを複数の企業や人で共同利用する形態を指します。したがって、シェアオフィスは、バーチャルオフィス、レンタルオフィス、コワーキングスペース等を包括する概念と言えるでしょう。
それぞれに特長や違いがありますが、最も費用を安く抑えることができる方法は、バーチャルオフィスです。

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固定費が安く、「会議室も使える」バーチャルオフィスのメリット５選

バーチャルオフィスを利用するメリットは大きく分けると以下の5つです。

・賃貸や他のオフィスと比較して圧倒的にコスト削減ができる
・会社住所としての利用/登記利用/プライバシー保護
・都心などの住所を利用することで、信頼性の向上が図ることができる
・バーチャルオフィスを利用することで、移動時間を短縮できる
・「会議室なども使える」バーチャルオフィスの場合は、面談もでき、さらに便利に

以下、各々に解説いたします。

賃貸や他のオフィスと比較して圧倒的にコスト削減ができる

なんといっても、最大のメリットは、コストが安いことであると言えるでしょう。
東京都心の場合、築古の狭いマンションなどを借りても簡単に月額10万円ほどはしてしまいますが、バーチャルオフィスの場合、施設にもよりますが、月額数千円で済んでしまいます。
固定費を削減することで経営は圧倒的に楽になりますので、この点は最も大きなメリットであると言えるでしょう。

会社住所としての利用/登記利用/プライバシー保護

仕事で使う住所には、郵便のやりとりが発生するため、名刺などに住所を書く必要があります。この場合、特に女性などの場合は注意が必要です。自宅を不特定多数の人に知らせることになってしまうため、必ずしも安全であるとは言い切れません。
しかし、バーチャルオフィスを利用することで、自宅の住所を名刺等に書く必要がないため、プライバシーを保護することができます。

都心などの住所を利用することで、信頼性の向上を図ることができる

自宅の住所を使わないということは、信頼性の向上にも寄与します。多くのバーチャルオフィスは、都心などの一等地にあります。一等地の住所を利用することで、信頼性の向上につながります。

バーチャルオフィスを利用することで、移動時間を短縮できる

バーチャルオフィスを利用するということは、出勤の必要がなくなると言うことです。多くの場合、片道30分から1時間ほどの時間をかけて出勤をしている方が多いと思いますが、この毎日の往復1から2時間という時間が確保できるようになります。
毎日のことですから、この時間を活用できることのメリットは少なくありません。

「会議室なども使える」バーチャルオフィスの場合は、面談もでき、さらに便利に

後ほどご紹介しますが、バーチャルオフィスを利用することにはデメリットもあります。そのデメリットの1つがリアルな空間がないことです。リアルな空間がないということは、取引先等との打ち合わせを自分のオフィスですることができません。
ただし、施設によってはバーチャルオフィスの契約をすると、一定の時間、会議室等を利用できるサービスもあります。このようなバーチャルオフィスを選んでおけば、さらに便利に使うことができると言えるでしょう。

会議室もワークスペースも使えるビステーション>>

 

バーチャルオフィスのデメリットとは？┃会議室が使えない場合は注意が必要

バーチャルオフィスにはデメリットもあります。大きくわけると、次の５点です。

・施設によっては、取引先などとの対面での面談対応ができない
・そもそも利用できない業種などがある
・法人登記ができないケースがある
・法人などの銀行口座が作りづらいケースがある
・郵送物が手元に届くまでに時間がかかるケースがある

以下、各々に解説いたします。

施設によっては、取引先などとの対面での面談対応ができない

起業したあと、取引先と対面で面談を行う場面というのは少なくありません。そんなとき、常に先方を訪問するという方法もありますが、「一度、御社にて・・・」と言われることもあります。
もちろん、カフェで面談を行ったり、オンラインで行うなどの次善策もありますが、毎回、そのようなケースではカッコがつかないというケースもあるでしょう。

多くのバーチャルオフィスでは、面談場所の確保ができませんが、バーチャルオフィス契約であっても、コワーキングスペースやレンタルオフィスを併設している施設の場合は、会議室を無料や割安で使えるケースがありますので、取引先を増やしたい場合は、会議室利用もできるバーチャルオフィスを選ぶと良いでしょう。

そもそも利用できない業種などがある

弁護士などの士業の一部や、人材業、不動産業などは、そもそも利用できないケースがあります。
各種、業法などで、制限がありますので、事前に確認する必要があります。

法人登記ができないケースがある

法人として登記をできるか否かは、取引先を拡大できるか否かに直結するため事前に確認が必要です。
登記ができるバーチャルオフィスであれば、名刺などに自宅住所を記載する必要もないため、女性なども安心して利用できるでしょう。

法人などの銀行口座が作りづらいケースがある

実は、バーチャルオフィスという仕組みは過去に悪用されたケースがあります。過去に、マネーロンダリングなどの場として悪用されたりしたケースがあるため、きちんと運用しているバーチャルオフィスの場合は、事前審査などがあります。
逆にいえば、大手企業などが運用しているバーチャルオフィスはすべからく事前審査などを実施しておりますので、そのようなバーチャルオフィスの場合は、銀行口座をつくりやすい傾向があります。
銀行口座をつくりたい場合は、事前審査を実施しているバーチャルオフィスを選んだ方がよいといえるでしょう。

郵送物が手元に届くまでに時間がかかるケースがある

バーチャルオフィスでは、郵便物の転送サービスを実施しているケースがあります。
ただし、その頻度は施設によってさまざまです。
週に一度というケースもあれば、月に一度というケースもあり、それぞれに費用も違います。
多くの場合、郵便物への対応も必要になると思います。
その対応時間については、事業内容によって必要な対応スピードが異なるため、自社の状況を確認し、必要な対応スピードにあわせることができる施設を選ぶと良いでしょう。

起業・副業で利用するバーチャルオフィス選びの10コのポイントと注意点（銀行口座等）

バーチャルオフィスを選ぶ際、以下の10コのポイントは確認しておくと良いでしょう。

・会議室などのスペースの有無と、利用の可否
・ちょっとした仕事などの作業をするためのスペースの有無
・月額費用や入会金などの費用
・郵便物転送サービスの有無と頻度
・法人登記の可否
・銀行口座など、金融機関の口座を作れるか？の確認
・有人受付サービスの有無
・03番号などが利用できるか？
・自社オフィスとして最適な地域か、自宅もしくは、取引先からの距離は近いかの確認
・運営会社の信頼性

以下、詳しくご説明します。

会議室などのスペースの有無と、利用の可否

上述のとおり、急な対面の面談などが必要になるケースが想定されます。従って、会議室が利用できるか否かは確認しておいた方が良いでしょう。

ちょっとした仕事などの作業をするためのスペースの有無

例えば、取引先との対面ミーティング後にオフィスによって、少し事務作業をしたい場合などに使えるスペースがあると、非常に便利です。従って、この点も確認しておくと良いでしょう。

月額費用や入会金などの費用

価格は、重要です。月額にかかる費用のほか、入会時など初回に必要となる費用、オプションが必要な場合は、オプションにかかる費用まで、トータルでいくら必要なのかを確認しておくと良いでしょう。

郵便物転送サービスの有無と頻度

バーチャルオフィスを利用する場合、頻繁にオフィスに行くことは想定しないものと思います。そうなるとオフィスに届く郵便物が、いつ転送され、どの程度の頻度で転送されるかも確認しておくと良いでしょう。施設によっては、月に1回の転送費用が月額〇〇円、さらに重要な書類が届くことが想定される場合には、1回〇〇円の追加で依頼できるなど、柔軟に対応してくれる施設もあります。

法人登記の可否

起業時または、将来、法人にしたいという場合には、法人登記ができるか否かも重要な判断軸となります。法人登記ができる施設か否かを、契約前に確認しておくと良いでしょう。
まだ、決まっていないという場合も、法人登記ができる施設を選んでおいた方が、無難であると言えるでしょう。

銀行口座など、金融機関の口座を作れるか？の確認

実は、かつて、バーチャルオフィスを使った犯罪が多発していた時期があります。また、コンプライアンスを重視する金融機関が増えていることから、一部のバーチャルオフィスでは、銀行口座などを作れないというケースがあるようです。
新規の銀行口座を作れるか否かは、施設だけの問題でなく、その会社の事業性が実績にもよりますので、一概には言えませんが、施設選びのポイントとしては、きちんと対面の審査をしているか否かは重要なポイントとなります。
入居する方からすると、面倒に思えるかもしれませんが、大手企業などが運営しているバーチャルオフィスなどは、全件、対面審査などを実施しているので安心感があり、銀行口座も作りやすい傾向があります。

有人受付サービスの有無

対面でのミーティングがある場合は、受付スタッフがいる施設を選択するとよいでしょう。取引先からの印象も良いですし、急な電話対応が必要になってしまった場合などでも、取引先を待たせることなく、対応することができます。

03番号などが利用できるか？

03番号など、市外局番番号が使えるか否かも確認しておくと良いでしょう。取引先からの印象が違ってきます。

自社オフィスとして最適な地域か、自宅もしくは、取引先からの距離は近いかの確認

オフィスの場所として、最適な地域か否かも確認しておくと良いでしょう。自宅をオフィスにしてしまうと住宅街の住所になってしまいがちですが、バーチャルオフィスを利用する場合は、そのようなことは、あまりないでしょう。
また、自宅からの距離などを、あまり気にしなくともよい場合は、取引先から近くの場所を選ぶか、企業の多い地域を選ぶと良いでしょう。

なお、少し古いデータですが、中小企業庁 市区町村別企業数（民営、非一次産業、2016年）によれば市区町村別で2万社を超える企業がある市区町村は全国で、港区、中央区、新宿区、大田区だけのようです。

参考：中小企業庁 市区町村別企業数（民営、非一次産業、2016年）

運営会社の信頼性

上述の「銀行口座など、金融機関の口座を作れるか？の確認」項目でも少し解説しましたが、運営会社が信頼できるか否かも重要な判断軸であるといえます。
その意味においては、大手企業や多くの拠点が展開しているバーチャルオフィスは信頼しやすいと言えるでしょう。

10コの選択基準を網羅しやすい、長谷工コミュニティが運営するビステーション>>

 

大手企業が運営する東京都港区にもある、会議室も使えるバーチャルオフィス３選

長谷工コミュニティが運営する会議室も使えるバーチャルオフィス┃ビステーション

 

ビステーションは、株式会社長谷工コミュニティが運営する、新橋、赤坂、新横浜、福岡天神などにある、バーチャルオフィス、コワーキングスペース、レンタルオフィスが利用できる施設です。（施設によってはバーチャルオフィスサービスがない場合もあります。）

株式会社長谷工コミュニティは、資本金28億4,000万円、社員1,306名が働く大企業ですので、安心感は非常に高いと言えるでしょう。

ビステーション ウェブサイト（新橋、赤坂など（赤坂はレンタルオフィスプランのみ））

株式会社長谷工コミュニティ ウェブサイト

サーブコープジャパン株式会社が運営するサーブコープ

サーブコープは、サーブコープジャパン株式会社が提供している世界最高水準のサービス付きレンタルオフィス、バーチャルオフィス、会議室で、20カ国41都市に150以上の拠点を展開しているようです。また、オーストラリア証券取引所に上場している企業のようですので、安心感の高い施設であると言えるでしょう。

参考：サーブコープジャパン株式会社 ウェブサイト（日比谷、汐留、六本木など）

日本リージャスホールディングス株式会社などが運営するリージャス

リージャスは、日本リージャスホールディングス株式会社等が運営する、120カ国以上、1100都市を超える地域、3,600拠点以上のネットワークを持つ世界最大のワークスペースプロバイダーであるIWG plc（本社：スイス、CEO：Mark Dixon）のビジネスモデルを日本に持ち込み、新しいワークスタイルを日本全国に普及させた、フレキシブルオフィス事業のリーディングカンパニーのようです。
また、IWG Plc（旧リージャス・グループ）は、ロンドン証券取引所に上場している上場企業のようですので、安心感の高い施設であると言えるでしょう。

参考：日本リージャスホールディングス株式会社 ウェブサイト（六本木、青山など）

まとめ

いかがでしたでしょうか？特に起業・副業時にバーチャルオフィスを利用する場合にフォーカスして、バーチャルオフィスの選び方を会議室の有無など、10の観点から解説させていただきました。
さまざまな選び方がありますが、ぜひ、バーチャルオフィス選びの参考になさってくださいませ。

起業時、副業時に手軽な金額で使え便利な、長谷工コミュニティが運営するビステーション>>

 

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